Étant adopté dans la plupart des entreprises, la plateforme intranet est un portail disponible en ligne sur lequel les collaborateurs ont accès à différentes ressources relatives aux activités de l’entité. Afin de garantir son efficacité, il est primordial de réussir sa mise en place, alors comment s’y prendre ?
Déterminer les besoins et les objectifs de l’entreprise
Cette première étape est essentielle pour effectuer une analyse objective de l’entreprise. Il s’agit donc d’étudier minutieusement plusieurs aspects essentiels de cette dernière, notamment la structure de la société, le fonctionnement, les objectifs, les perspectives d’avenir, etc. Il faut rester impartial dans cette démarche afin de mieux cerner ce dont l’entreprise a réellement besoin.
Il faudra aussi se pencher sur les besoins internes de l’entreprise. Il s’agit d’une étape cruciale puisqu’elle permettra de déterminer des objectifs bien précis dans le cadre de la conception d’intranet pour engager vos salariés. Parmi les failles qui peuvent impacter sur la performance des entreprises, il y a :
- Absence de plateforme intranet,
- Absence de communication interne,
- Sécurisation des données peu fiable, etc.
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Sélectionner les meilleurs outils pour atteindre les objectifs
Dès lors que les objectifs de l’entreprise sont bien définis, il est plus facile de choisir les fonctionnalités les plus adaptés. En général, la plateforme intranet est destinée principalement à maximiser la productivité. Cela dit, il faudra prévoir la mise en place d’une banque de données. Une fois que les collaborateurs se connectent à ce support, ils accèdent rapidement à toutes les ressources nécessaires.
La mise en place de différents outils comme Microsoft Skydrive ou Google Drive peut s’avérer nécessaire pour partager les différents fichiers relatifs aux activités de l’entreprise. Dans le cadre de la conception d’une plateforme intranet pour engager vos salariés, il faudra également mettre en place des solutions d’hébergements fiables. Parmi les solutions à envisager, il a Cloud qui permet d’héberger les fichiers sur des serveurs externes. Toutefois, il est possible d’avoir accès à ces contenus à tout moment.
Sinon, le service des ressources humaines aura également besoin d’applications dédiées, notamment pour l’enregistrement des absences, des congés ou encore pour la fiche de paie digitale, etc.
Créer la structure de la plateforme
La conception de la structure du portail intranet peut être adaptée aux réels besoins de l’entreprise. Il s’agit de prendre en compte l’image de la marque pour choisir son apparence. Le choix ne manque pas, ni en termes de couleurs ni de thème. Les fonctionnalités sont aussi très variées entre l’annuaire, le chat, l’agenda, etc.
Une plateforme intranet peut également être personnalisée afin de s’adapter au mieux à chaque utilisateur. En effet, il y a différents profils au sein d’une entreprise et la conception de la plateforme doit correspondre à cette diversité pour garantir une utilisation optimale. Dès lors que l’architecture est conçue, il est temps d’alimenter le portail.
Dans ce cas, la création d’un onglet destiné aux actualités est donc primordiale. Celui-ci sera alimenté avec des données importantes qui restent évidemment accessibles à tous les collaborateurs. Aussi, il faut accorder de l’importance à la mise à jour des différentes statistiques.
Avant que la plateforme intranet soit opérationnelle, celle-ci doit encore faire l’objet d’un test afin d’obtenir la validation des utilisateurs. Ces derniers devront ainsi tester en conditions réelles l’utilisation du portail afin de déceler d’éventuelles erreurs ou d’autres problèmes.
